Das Protokoll: Sinn, Arten und äußere Form

Ein Protokoll ist die schriftliche Darstellung einer Sitzung oder Versammlung, bei der zumeist durch die Beteiligten ein Sachverhalt besprochen, diskutiert oder beschlossen wird. Das konkrete Ziel des Protokolls hängt dabei wesentlich davon ab, ob nur Ergebnisse dokumentiert oder der gesamte Verlauf mitgezeichnet werden sollen. Es wird von einem der Beteiligten oder von einem Beobachter der Sitzung angefertigt und anschließend sowohl anwesenden als auch nicht anwesenden Personen zur Verfügung gestellt. Für Erstere stellt das Protokoll eine Gedächtnisstütze und einfache Form der Wiederholung dar, für Letztere ist es eine Möglichkeit, Ergebnisse auch im Nachhinein einzusehen und so auf den gleichen Stand gebracht zu werden. So wirkt das Protokoll nicht nur als verbindliche Aufzeichnung, sondern auch als Hilfsmittel zur Informationsverbreitung. Die Funktion ist reproduzierend und dementsprechend muss derjenige, der die Mitschrift anfertigt, neutral und ohne eigene Wertung vorgehen. Als Tempus wird das Präsens gewählt.

Verschiedene Arten des Protokolls

Je nach Zweck und Art der Sitzung bieten sich verschiedene Arten des Protokolls an. Die drei wichtigsten sind Verlaufsprotokoll, Ergebnisprotokoll und Stundenprotokoll.

Verlaufsprotokoll

Der Bezeichnung nach ist bei einem Verlaufsprotokoll der möglichst genaue und lückenlose Verlauf einer Sitzung nachzuzeichnen. Zwar ist es ausführlicher als andere Protokollarten, es sollte aber präzise und sachlich formuliert sein, sodass die Darstellung trotzdem in einer angemessen knappen Form möglich ist. Dementsprechend wird wörtliche Rede nur sinngemäß und verkürzt wiedergegeben, statt jedes einzelne Wort des Sprechers aufzuschreiben. Wichtiges muss von Unwichtigem differenziert werden, was eine schnelle Auffassungsgabe und hohe Konzentration fordert. Vorwissen in der entsprechenden Thematik ist dabei von Vorteil.

Besonders hervorzuheben sind die verschiedenen Thesen und Argumente von Gesprächsbeiträgen innerhalb einer Diskussion. Das Ergebnis der Sitzung im Blick richtet das Verlaufsprotokoll den Fokus vor allem auf diejenigen Elemente, die zu diesem führen. So können die einzelnen Schritte, die zur Ergebnisfindung beigetragen haben, auch im Nachhinein nachvollzogen werden. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn sie sich über mehrere Sitzungen hinwegziehen und erst nach ausführlicher Diskussion ein endgültiges Ergebnis festgehalten werden kann.

Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll betrachtet vornehmlich das Ergebnis einer Sitzung und skizziert von diesem Punkt aus Perspektiven für das weitere Vorgehen. Daneben kann es Terminabsprachen, Aufgabenzuweisungen und geplante Arbeitsschritte enthalten. Zu Beginn des Protokolls muss außerdem die Fragestellung oder das Thema der Sitzung definiert werden. Es ist dafür gedacht, Ergebnisse schnell einsehen zu können, und sollte daher übersichtlich gestaltet sein. Redebeiträge und einzelne Argumente werden nicht wiedergegeben, ebenso wenig abschweifende Sitzungsverläufe, die nicht zielführend sind und somit keine Relevanz für das Ergebnis besitzen. Auch hier ist es wichtig, zwischen Wichtigem und Unwichtigem zu unterscheiden, um prägnante Thesen aufstellen zu können. Dabei ist es hilfreich für den Protokollanten, zuerst während der Sitzung den Verlauf zu dokumentieren und im Nachhinein Relevantes herauszufiltern. So kann er sicherstellen, weder etwas verpasst zu haben noch den Kern der Aussage falsch darzustellen.

Stundenprotokoll

Das Stunden- oder auch Seminarprotokoll ist eine Mischung aus dem Verlaufs- und dem Ergebnisprotokoll: Sowohl die Ergebnisse als auch die wesentlichen Schritte zum Erkenntnisgewinn sollen enthalten sein. Wie der Name bereits verrät, findet diese Form hauptsächlich an Schulen, Universitäten und anderen Bildungseinrichtungen Anwendung. Meistens ist es ein Teilnehmer der Sitzung, also ein Schüler bzw. Student, der sich während der Sitzung Stichpunkte macht, um anschließend das Stundenprotokoll anfertigen zu können. Dieses wird dann für die gesamte Klasse bzw. Seminargruppe bereitgestellt. Der Vorteil ist, dass auf diese Art und Weise alle auf dem gleichen Stand sind und sich der Rest, der nicht mit protokollieren beschäftigt ist, stärker auf Diskussionen während der Sitzung konzentrieren kann und sich nicht um eine Mitschrift sorgen muss. Außerdem eignen sich die Protokolle hervorragend zur Prüfungsvorbereitung. Da Schwerpunkte eines Themas unter Umständen von Teilnehmer zu Teilnehmer unterschiedlichen empfunden werden können, ist eine Überprüfung durch den Lehrer bzw. Dozenten sinnvoll. Dieser kann den Protokollanten außerdem von vornherein für einen bestimmten Schwerpunkt sensibilisieren.

Äußere Form eines Ergebnisprotokolls

• Tempus: Präsens
• sachlicher und knapper Stil
• Überschrift mit Art des Protokolls („Ergebnisprotokoll“) und Thema der Sitzung
• Name des Protokollanten
• Rahmeninformationen (Datum, Uhrzeit bzw. Dauer der Sitzung, Informationen zu Ort und äußeren Umständen, Teilnehmer) in der Kopfzeile oder zu Beginn des Protokolls
• sortierte Darstellung einzelner Ergebnisse, verschiedene Formen möglich, zum Beispiel in Tabellenform, als Liste, in Stichpunkten oder in Textform mit Zwischenüberschriften
• unter Umständen Endergebnis festhalten oder auf zukünftige Arbeitsschritte verweisen
• Unterschrift des Protokollanten

Äußere Form eines Stundenprotokolls

• Tempus: Präsens
• sachlicher und knapper Stil
• saubere und übersichtliche Form (Schriftgröße 12, ausreichender Seitenrand, sinnvolle Absätze und Zwischenüberschriften)
• Überschrift mit Art des Protokolls („Stundenprotokoll“) und Thema der Sitzung
• Name des Protokollanten
• Rahmeninformationen in der Kopfzeile oder zu Beginn des Protokolls, meistens handelt es sich dabei um Informationen zum Seminar (Universität, Institut, Seminarbezeichnung, Dozent/in) sowie Datum und Dauer der Sitzung
• Hinführung zum Thema oder zur Fragestellung
• Unterthemen werden in Textform ( eventuell mit entsprechenden Zwischenüberschriften) dargestellt, dabei wird der Erkenntnisprozess nachempfunden und die Ergebnisse aufeinander bezogen
• Hinweise zu weiterführender Literatur
• Unterschrift des Protokollanten